Draaiboek trouwdag maken: voorbeeld en tijdlijn

Kort samengevat: een draaiboek is de tijdlijn van je trouwdag met per moment wie het doet, waar het gebeurt en hoe lang het duurt. Begin bij het tijdstip van de ceremonie en werk twee kanten op, plan tussen de blokken tien tot vijftien minuten lucht, en maak drie versies: één volledige voor jezelf en de ceremoniemeester, een korte per leverancier en een programma voor de gasten. Stuur alles uiterlijk een week vooraf rond.

Een draaiboek is het document waardoor jij op de dag zelf niets hoeft te onthouden, omdat iedereen om je heen precies weet wat er wanneer gebeurt. Het is ook het enige stuk papier dat je tijdens de bruiloft daadwerkelijk gebruikt: de checklist van een jaar plannen is dan klaar, de tijdlijn van die ene dag begint dan pas.

Hieronder staat een voorbeeld van een klassieke trouwdag met ceremonie, diner en feest. Gebruik het als startpunt en pas de tijden aan naar jullie eigen dag. De precieze klok is minder belangrijk dan de volgorde en de overgangen tussen de momenten.

Voorbeeld-draaiboek van een trouwdag

Bouw het op vanaf de ceremonie

De veelgemaakte fout is om bij het opstaan te beginnen en dan vooruit te rekenen. Dat werkt niet, want er is maar één tijdstip dat echt vastligt: de ceremonie. Zet die eerst neer en werk daarna twee kanten op.

• Zet de vaste punten vast. De ceremonie, het tijdstip waarop de locatie beschikbaar is, en het tijdstip waarop de zaal weer leeg moet zijn. Alles daartussen is jullie speelruimte.
• Reken terug naar de ochtend. Ontvangst van gasten begint 20 tot 30 minuten voor de ceremonie, de fotograaf wil daarvoor nog tijd voor de details en de voorbereidingen, en haar en make-up beginnen daar weer voor. Vraag je visagist en fotograaf hoeveel tijd ze nodig hebben, dan hoef je niet te gokken.
• Reken vooruit naar de avond. Felicitaties, borrel, diner met speeches, taart, avondgasten, openingsdans. De cateraar bepaalt hier de meeste tijden: vraag hoeveel tijd er per gang staat.
• Vul daarna pas de details in. Groepsfoto's, het aansnijden van de taart, het moment waarop de dj overneemt. Dit zijn de blokken die je later nog kunt verschuiven.

Hoe lang de ceremonie zelf duurt en wat er in welke volgorde gebeurt, staat in trouwceremonie: het verloop, de opstelling en de tijden. Reken daar op ongeveer anderhalf uur voor een ceremonieblok van drie kwartier, ontvangst en felicitaties meegerekend.

Wat er per regel in hoort

Een draaiboek met alleen tijden en momenten is een programma, geen draaiboek. Het verschil zit in de twee kolommen die de meeste mensen weglaten: wie het doet en wat er klaar moet staan.

Zet achterin één blok met alle telefoonnummers bij elkaar: leveranciers, ceremoniemeester, getuigen, de locatie. Op de dag zelf is dat de pagina die het vaakst wordt opengeslagen. Wie welke rol heeft en wat je daarbij afspreekt, staat in rollen op een bruiloft.

Buffers: waarom draaiboeken uitlopen

Vrijwel elke trouwdag loopt uit, en meestal op dezelfde vijf plekken. Plan tussen de grote blokken tien tot vijftien minuten lucht in, en houd rekening met deze klassiekers:

• De felicitaties. Honderd gasten die jullie allemaal even willen spreken, kosten meer dan het half uur dat ervoor staat.
• Groepsfoto's. Reken op vijf minuten per opstelling, plus de tijd om mensen bij elkaar te krijgen. Geef de ceremoniemeester vooraf een lijstje met welke groepen erop moeten.
• Reistijd tussen locaties. Ceremonie en feest op verschillende plekken betekent verplaatsen, parkeren en zoeken. Verdubbel wat de routeplanner zegt.
• Speeches. Wie drie minuten heeft afgesproken, praat er zes. Spreek de lengte af én laat de ceremoniemeester hem bewaken.
• Het aankleden in de ochtend. Het eerste blok van de dag loopt uit en dat schuift alles erna mee. Begin een half uur eerder dan je denkt nodig te hebben.

Wie krijgt welk draaiboek?

Stuur niet één document naar iedereen. De fotograaf hoeft niet te weten wanneer de bloemen geleverd worden, en gasten al helemaal niet. Drie versies is de praktische verdeling:

Het gastenprogramma hoort op jullie trouwwebsite, niet in een appje. Daar staat het bij de locatiegegevens en de dresscode, en kun je het aanpassen zonder iedereen opnieuw te bereiken. Wat er verder op zo'n site thuishoort, lees je in wat zet je op een trouwwebsite?

Deel het op tijd

Een draaiboek werkt alleen als iedereen dezelfde versie heeft. Stuur het uiterlijk een week voor de bruiloft naar je leveranciers en je ceremoniemeester, zodat er tijd is voor vragen. Vraag ook expliciet om een reactie: een leverancier die niets terugstuurt, heeft het meestal niet gelezen.

Werk je met verschillende versies, zet dan een datum in de bestandsnaam en zeg erbij welke de laatste is. Een draaiboek dat op de dag zelf in drie varianten rondgaat, is erger dan geen draaiboek.

Zes fouten in draaiboeken

• Alleen begintijden, geen duur. Zonder duur weet niemand of iets uitloopt.
• Geen namen bij de taken. "Taart aansnijden" gebeurt niet vanzelf; er moet iemand een mes klaarleggen.
• Te strak gepland. Een dag zonder buffers loopt vanaf het tweede blok achter.
• Geen plan B. Zet bij de buitenonderdelen wie beslist over binnen of buiten en hoe laat.
• Het einde vergeten. Opruimen, cadeaus meenemen, huurmateriaal terugbrengen en vervoer naar huis: zet het erin, anders blijft het hangen bij de laatste vijf mensen.
• Alleen digitaal. Print drie exemplaren. Telefoons gaan leeg, precies op het moment dat je het nodig hebt.

Zo werkt het in trwn

In trwn bouw je het draaiboek op als een reeks blokken met een begintijd, een duur en een verantwoordelijke, en koppel je per blok de leveranciers die er nodig zijn. Schuift de ceremonie een kwartier op, dan schuift de rest van de dag mee in plaats van dat je alles opnieuw natypt. Je exporteert het geheel als PDF, zodat de ceremoniemeester en de leveranciers precies dezelfde versie in handen hebben.

De taken die vóór de trouwdag afgerond moeten zijn, staan in dezelfde omgeving met deadline en verantwoordelijke, en het programma voor gasten zet je door naar jullie trouwwebsite. Een overzicht van wat er verder in zit, staat op trwn voor bruidsparen. Maak je draaiboeken voor meerdere bruiloften naast elkaar, kijk dan bij de weddingplanner tool.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een draaiboek en een checklist?

Een checklist gaat over de maanden vóór de bruiloft en bevat alles wat geregeld moet worden, met deadlines: locatie boeken, uitnodigingen versturen, proeverij inplannen. Een draaiboek gaat alleen over de trouwdag zelf en is een tijdlijn van uur tot uur, met per moment wie het doet en welke leverancier erbij hoort. Je hebt ze allebei nodig, maar op verschillende momenten: de checklist is klaar op het moment dat het draaiboek begint.

Wanneer maak je het draaiboek van je trouwdag?

Begin ongeveer twee maanden voor de bruiloft met een eerste opzet, zodra de ceremonie, de locatie en de belangrijkste leveranciers vastliggen. Werk hem in de weken erna bij met de tijden die je van de cateraar, de fotograaf en de visagist krijgt. De definitieve versie stuur je uiterlijk een week voor de trouwdag rond, zodat er nog tijd is voor vragen en correcties.

Hoeveel tijd moet je tussen de onderdelen plannen?

Reken op tien tot vijftien minuten lucht tussen de grote blokken. De vijf plekken waar een trouwdag standaard uitloopt zijn de felicitaties, de groepsfoto's, de reistijd tussen twee locaties, de speeches en het aankleden in de ochtend. Verdubbel de reistijd die de routeplanner aangeeft, spreek per spreker een lengte af, en begin het eerste blok van de dag een half uur eerder dan je denkt nodig te hebben.

Wie krijgt het draaiboek van de bruiloft?

Maak drie versies. De volledige versie is voor jullie zelf, de ceremoniemeester en een eventuele weddingplanner, inclusief telefoonnummers en plan B. Elke leverancier krijgt een korte versie met alleen de aankomsttijd, de eigen blokken en de contactpersoon ter plekke. Gasten krijgen alleen het programma in grote lijnen, en dat zet je op jullie trouwwebsite in plaats van in een appje.