Facturatie voor weddingplanners: van uren naar factuur

Het werk dat weddingplanners het minst leuk vinden en het vaakst uitstellen, is de administratie: uren die achteraf gereconstrueerd worden, een factuursjabloon in Word waar het factuurnummer met de hand in gaat, en een bruidspaar dat drie weken na de trouwdag nog niet heeft betaald. Hieronder staat wat er wettelijk moet, welk tariefmodel welke factuurstroom oplevert, en hoe je die stroom uit je planning laat rollen in plaats van uit een los bestand.

Wat er wettelijk op je factuur moet

De Belastingdienst schrijft de inhoud van een btw-factuur precies voor. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw niet aftrekken en kun jij bij een controle een correctie krijgen. Voor een weddingplanner die aan particulieren factureert is dat laatste het belangrijkste risico.

Twee praktische regels erbij. Een factuur verstuur je uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd — voor een bruiloft in juni betekent dat: uiterlijk 15 juli. En je bewaart je facturen minimaal zeven jaar, digitaal mag.

Factureer je onder de kleineondernemersregeling, dan bereken je geen btw en zet je dat op de factuur in plaats van een btw-bedrag. Overleg met je boekhouder of dat in jouw geval verstandig is: als planner koop je vaak in bij leveranciers die wél btw rekenen.

Factuurnummers: oplopend, niet per se gaatloos

Veel planners denken dat er nooit een nummer mag ontbreken en houden daarom een handmatige lijst bij. Dat hoeft niet. De eis is dat het nummer opeenvolgend is en de factuur eenduidig identificeert. Een concept dat je nooit hebt verstuurd, mag dus een gat achterlaten, zolang de reeks oploopt en geen nummer twee keer voorkomt.

Het praktische advies: gebruik een reeks per jaar, in de vorm 2027-0001, en laat je systeem het volgende nummer bepalen op het moment dat je de factuur definitief maakt. Nummer toekennen bij het aanmaken van een concept is precies de gewoonte die de gaten veroorzaakt waar je je vervolgens zorgen over maakt.

Drie tariefmodellen, drie factuurstromen

Welk model je kiest bepaalt hoe je administratie eruitziet. De keuze zelf gaat over risico: bij een uurtarief betaalt het bruidspaar voor wat het krijgt, bij een fixed fee weten ze vooraf waar ze aan toe zijn en draag jij het risico van uitloop.

Wat je tarief zelf zou moeten zijn, laten we hier open; de bandbreedtes staan in wat een weddingplanner kost en de rekensom van uren naar inkomen in wat een weddingplanner verdient.

Een betaalschema dat bij een trouwtraject past

Een bruiloftstraject loopt vaak twaalf tot achttien maanden. Alles achteraf factureren betekent dat je een jaar lang werk voorfinanciert; alles vooraf vragen voelt voor een bruidspaar ongemakkelijk. Een gangbaar schema zit daartussenin:

• 30 procent bij ondertekening — dit is ook je bevestiging dat de datum vastligt
• 40 procent drie tot vier maanden voor de trouwdag — het moment waarop jouw werk piekt
• 30 procent uiterlijk twee weken voor de trouwdag — nooit erna

Die laatste regel is de belangrijkste. Een openstaande factuur incasseren bij mensen die net getrouwd zijn en op huwelijksreis vertrekken, kost meer moeite dan het bedrag waard is. Koppel de termijnen bovendien aan een datum en niet alleen aan een fase: "drie maanden voor de trouwdag" is pas een afspraak als er een echte vervaldatum bij staat.

Houd er rekening mee dat je over een aanbetaling meteen btw afdraagt, in het kwartaal waarin je factureert. Een fikse aanbetaling in november voor een bruiloft in juni betekent dus een btw-afdracht in januari, terwijl het werk grotendeels nog moet gebeuren.

Uren bijhouden zonder dat het werk wordt

Ook wie met een fixed fee werkt, doet er goed aan uren te schrijven. Niet om te factureren, maar om te weten of je prijs klopt. Pas na drie of vier bruiloften zie je wat een traject je werkelijk kost, en dat is de basis onder je volgende offerte.

Drie dingen maken het verschil tussen een urenregistratie die je volhoudt en een die na twee maanden stilvalt:

1. Schrijf waar je werkt. Als je uren in een apart programma staan dat je speciaal moet openen, schrijf je ze achteraf uit je hoofd — en dan te weinig.
2. Gebruik categorieën, geen romans. Locatiebezoek, overleg bruidspaar, leveranciers, administratie: vier of vijf categorieën volstaan om later te zien waar je tijd heen gaat.
3. Markeer wat niet declarabel is. Kennismaking, acquisitie en je eigen leercurve horen niet op de factuur, maar wel in het overzicht — anders lijkt je uurtarief hoger dan het is.

En als er niet betaald wordt

Een bruidspaar is een consument, en dat verandert de spelregels. Bij zakelijke klanten geldt een wettelijke betaaltermijn van dertig dagen als je niets hebt afgesproken, met een maximum van zestig dagen. Bij consumenten geldt wat je zelf hebt afgesproken — dus zet je termijn in je voorwaarden én op de factuur.

Blijft betaling uit, dan is de volgorde:

1. Betalingsherinnering. Niet wettelijk verplicht, wel effectief. In de meeste gevallen was het gewoon vergeten.
2. Kosteloze aanmaning (de veertiendagenbrief). Bij consumenten verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Je geeft veertien dagen de tijd, gerekend vanaf de dag na ontvangst, en je noemt exact welk bedrag aan incassokosten volgt.
3. Incassokosten. Pas daarna opeisbaar, met een wettelijk minimum van 40 euro.

Zet die eerste twee stappen op een vaste ritmiek — bijvoorbeeld zeven, veertien en dertig dagen na de vervaldatum — en laat je systeem het onthouden. Herinneringen die van het geheugen van de planner afhangen, worden precies in het hoogseizoen vergeten.

Hoe dit in trwn werkt

Facturatie zit in trwn aan dezelfde bruiloft vast als het draaiboek, de gastenlijst en de leverancierslijst. Concreet:

• Bedrijfsgegevens één keer instellen. Logo, adres, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, standaard btw-tarief en betaaltermijn, plus het formaat van je factuurnummer dat jaarlijks vanzelf reset.
• Tariefmodel per bruiloft. Uurtarief, fixed fee of fixed fee met meerwerk, met de factuurgegevens van het bruidspaar erbij.
• Uren schrijven per bruiloft, met datum, omschrijving, categorie en een vinkje declarabel — en een filter op deze week of deze maand.
• Betaalschema in termijnen, als percentage of als bedrag, met een vervaldatum of een moment in het traject.
• Factuur maken uit open uren, uit een termijn of leeg, met losse regels en kortingen als vast bedrag of percentage.
• Kladversie of echte btw-factuur. De kladversie is voor het afstemmen vooraf; zodra je verstuurt, krijgt de factuur een nummer en staan de bedragen vast.
• Versturen met pdf, via trwn of als kant-en-klare mail vanuit je eigen mailbox.
• Automatische betalingsherinneringen op de dagen die jij instelt na de vervaldatum, met de status per factuur: concept, verzonden, betaald, vervallen of gecrediteerd.
• Export van betaalde facturen als csv voor je boekhouder, en een dashboard met geschreven uren, gefactureerd bedrag en wat er nog openstaat.

Het bruidspaar ziet in zijn eigen omgeving alleen wat het moet zien: welke facturen openstaan en welke betaald zijn. Dat scheelt de mailwisseling waarin je de laatste factuur nog een keer doorstuurt.

Wat trwn níét is

trwn is geen boekhoudpakket. Er is geen bankkoppeling, je doet er geen btw-aangifte mee en je inkoopfacturen horen er niet in. Wat het wel doet, is voorkomen dat er tussen je planning en je boekhouding een gat zit waarin uren en afspraken verdwijnen. Je factureert waar je werkt en levert je boekhouder een schone export aan.

Zoek je een breder beeld van wat een planningstool voor je moet doen, dan staan de tien functies om op te letten in weddingplanner software kiezen, en hoe je met meerdere trajecten tegelijk overzicht houdt in meerdere bruiloften tegelijk plannen. De prijzen en het volledige functieoverzicht staan op de pagina trwn voor weddingplanners.

Veelgestelde vragen

Welke gegevens moeten er op de factuur van een weddingplanner staan?

De Belastingdienst eist een factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, jouw volledige naam en adres én die van je klant, je btw-identificatienummer, je KvK-nummer, een omschrijving van de dienst, de datum waarop je hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Bij een factuur tot 100 euro inclusief btw gelden lichtere eisen.

Mag je als weddingplanner een aanbetaling vragen?

Ja, en het is gebruikelijk: veel planners factureren 25 tot 40 procent bij ondertekening en de rest in één of twee termijnen richting de trouwdag. Leg het schema vast in je opdrachtbevestiging, met bedragen en vervaldata erbij. Let op dat je over een aanbetalingsfactuur meteen btw afdraagt in het kwartaal waarin je factureert, ook al is de bruiloft pas volgend jaar.

Welke betaaltermijn hanteer je bij een bruidspaar?

Veertien dagen is gangbaar voor losse facturen, dertig dagen voor grotere termijnbedragen. Een bruidspaar is een consument, dus de wettelijke maxima voor bedrijven gelden niet; wat jullie afspreken telt. Zet de termijn in je algemene voorwaarden én op de factuur zelf, en zorg dat de laatste termijn vervalt vóór de trouwdag.

Wat doe je als een bruidspaar niet betaalt?

Stuur eerst een gewone herinnering. Blijft betaling uit, dan moet je bij een consument een kosteloze aanmaning sturen — de veertiendagenbrief — waarin je veertien dagen de tijd geeft en het bedrag aan incassokosten noemt dat daarna volgt. Pas daarna mag je die kosten in rekening brengen; er geldt een minimum van 40 euro. Sla je die brief over, dan zijn de incassokosten niet opeisbaar.

Moeten factuurnummers doorlopend zijn?

Ze moeten opeenvolgend zijn en de factuur eenduidig identificeren. Een gat in de reeks — bijvoorbeeld een concept dat je nooit hebt verstuurd — is daarmee te verantwoorden, zolang je nummers oplopen en geen nummer twee keer voorkomt. Veel planners gebruiken een reeks per jaar, zoals 2027-0001, die in januari opnieuw begint.

Heb je naast je planningstool nog een boekhoudpakket nodig?

Meestal wel. Een planningstool maakt en verstuurt facturen en houdt bij wat er openstaat, maar doet geen btw-aangifte, heeft geen bankkoppeling en boekt je inkoopfacturen niet. De praktische route is: factureren waar je werkt, en de betaalde facturen periodiek exporteren voor je boekhouder of je boekhoudpakket.