Gastenlijst maken voor je bruiloft: aantallen en RSVP

De gastenlijst is de beslissing met de meeste gevolgen van je hele planning. Het aantal gasten bepaalt welke locaties nog passen, wat de catering kost en hoe de dag aanvoelt. Daarom begin je hiermee, nog voordat je locaties gaat bekijken.

Reken kort door wat een gast kost en de urgentie wordt duidelijk. Catering ligt in Nederland doorgaans tussen de 75 en 150 euro per persoon voor diner en borrel. Twintig gasten meer betekent dus al snel 1.500 tot 3.000 euro extra, nog los van extra tafels, stoelen, drukwerk en soms een grotere zaal. Zie ook het overzicht van wat een bruiloft kost.

Begin bij het aantal, niet bij de namen

Spreek eerst met zijn tweeën een maximum af dat past bij jullie budget en bij het soort dag dat jullie willen. Pas daarna ga je namen invullen. Andersom werkt zelden: een lijst die van onderaf groeit stopt nooit vanzelf.

Het type dag hangt sterk samen met de omvang. Bij ongeveer 30 gasten kun je iedereen echt spreken en past een lange tafel. Rond de 80 tot 120 gasten krijg je de klassieke bruiloft met ceremonie, diner en feest, en spreek je iedereen kort. Boven de 150 wordt het meer een evenement, met alles wat daarbij komt aan logistiek.

Verdeel in groepen

Maak de lijst in vier blokken en wijs per blok een aantal toe: directe familie, verdere familie, vrienden, en collega's of kennissen. Dat maakt zichtbaar waar de lijst uit z'n voegen groeit en het maakt het schrappen minder persoonlijk, omdat je over categorieën praat in plaats van over personen.

Kom je boven je maximum uit, werk dan met een A- en een B-lijst. De A-lijst gaat meteen weg. Zodra er afzeggingen binnenkomen, nodig je mensen van de B-lijst uit, maar alleen zolang dat ruim voor de RSVP-deadline kan. Een uitnodiging die twee weken van tevoren binnenkomt, voelt als een uitnodiging die overbleef.

Dag- en avondgasten

Een splitsing tussen daggasten en avondgasten is de meest gebruikte manier om een grote kring te betrekken zonder dat het budget verdubbelt. Daggasten zijn bij ceremonie en diner, avondgasten sluiten aan bij het feest. Avondgasten kosten aanzienlijk minder, omdat het diner de duurste post per persoon is.

Wees wel duidelijk in de uitnodiging over welke onderdelen voor wie zijn, met tijden erbij. De meeste ongemakkelijke momenten op een bruiloft komen voort uit gasten die niet wisten of ze bij het diner hoorden.

Kinderen en introducees

Kies één lijn en pas die op iedereen toe. Wel kinderen, geen kinderen, of alleen kinderen uit de directe familie: alle drie zijn prima, zolang je geen uitzonderingen maakt die anderen kunnen zien. Hetzelfde geldt voor introducees. Een gangbare regel is dat vaste partners altijd worden uitgenodigd en losse introducees niet.

Zet de keuze expliciet op de kaart of de trouwwebsite, gericht op naam. Een uitnodiging aan "Sanne en gezin" zegt iets anders dan een uitnodiging aan "Sanne en Mark". Die duidelijkheid vooraf scheelt je een reeks appjes achteraf.

Wat je per gast wilt vastleggen

Een gastenlijst is meer dan namen. Dit heb je gaandeweg nodig, en het is prettig als het vanaf het begin op één plek staat:

• Naam, en of iemand daggast of avondgast is.
• Adres voor de kaart, plus e-mail of telefoonnummer voor de herinnering.
• Status: uitgenodigd, aangemeld of afgemeld.
• Aantal personen, inclusief partner en kinderen.
• Dieetwensen en allergieën, voor de cateraar.
• Bijzonderheden: overnachting, vervoer, slecht ter been, een rol tijdens de dag.

RSVP's bijhouden

Reken erop dat een deel van je gasten niet uit zichzelf reageert. Dat is geen desinteresse, mensen vergeten het simpelweg. Plan die ronde daarom gewoon in: zet je RSVP-deadline vier tot zes weken voor de dag, stuur een week of twee daarvoor een herinnering en bel daarna wie nog stil is. Meer over de timing staat in wanneer je trouwkaarten verstuurt.

Laat gasten digitaal reageren als het kan. Je hoeft dan niets over te typen, je ziet in één oogopslag wie nog moet antwoorden, en dieetwensen komen meteen bij de juiste gast te staan in plaats van in een appgesprek. Bewaar bovendien niet meer dan nodig: gegevens over allergieën zijn gevoelig, dus deel alleen met je cateraar wat die echt moet weten en gooi de lijst na de bruiloft op.

Van gastenlijst naar tafelindeling

Zodra de RSVP's binnen zijn, wordt de gastenlijst je tafelindeling. Vraag je locatie hoeveel personen er per tafel passen en hoeveel tafels er in de zaal staan, want dat bepaalt de puzzel meer dan je zou denken. Werk pas aan de definitieve indeling als de deadline is verstreken; daarvoor verandert er te veel.

Houd tijdens het indelen twee dingen aan: zorg dat iedereen minstens één bekende aan tafel heeft, en zet mensen die elkaar liever niet spreken niet naast elkaar in een poging het op te lossen. Een bruiloft is daar niet het moment voor.