Trouwkaarten versturen: wanneer stuur je wat?

Kort samengevat: een save the date gaat 8 tot 12 maanden van tevoren de deur uit, de trouwkaart ongeveer 3 maanden van tevoren, en je RSVP-deadline leg je 4 tot 6 weken voor de bruiloft. Trouw je in het buitenland, dan schuift alles een paar maanden naar voren.

Het zijn richttermijnen, geen regels. De achterliggende logica is wel simpel: gasten moeten vrij kunnen vragen en vervoer of een hotel kunnen regelen, en jij moet op tijd definitieve aantallen aan je cateraar kunnen doorgeven. Werk daarom terug vanaf die twee momenten.

De tijdlijn in het kort

Save the date: alleen als je hem nodig hebt

Een save the date is geen uitnodiging maar een aankondiging: datum, plaats en de mededeling dat de uitnodiging volgt. Je stuurt hem zodra datum en locatie definitief zijn.

Hij is vooral nuttig als je in het hoogseizoen trouwt, op een doordeweekse dag, rond de feestdagen, of als gasten moeten reizen of overnachten. Trouw je klein en dichtbij, en heb je iedereen al persoonlijk gesproken, dan kun je hem net zo goed overslaan.

Belangrijkste regel: iedereen die een save the date krijgt, moet later ook een uitnodiging krijgen. Stuur hem dus alleen naar gasten die zeker op de lijst staan, en houd je gastenlijst op dat moment al bij in één overzicht.

De trouwkaart

De officiële uitnodiging gaat ongeveer drie maanden van tevoren de deur uit. Zit je bruiloft in juni, juli of augustus, of vlak na een schoolvakantie, verstuur dan iets eerder, richting vier maanden. Dan kunnen gasten hun vakantie er nog omheen plannen.

Zet op de kaart in elk geval de datum, de tijden van ceremonie, diner en feest, de adressen, hoe en voor wanneer iemand reageert, en waar aanvullende informatie staat. Praktische details zoals parkeren, dresscode, een cadeautip of routebeschrijving zet je beter op een trouwwebsite dan op de kaart zelf. Zo blijft de kaart rustig en kun je informatie later nog aanpassen zonder opnieuw te drukken.

Houd rekening met de productietijd. Drukkers leveren doorgaans binnen één tot twee weken, maar bij ontwerp op maat, foliedruk of een proefdruk loopt dat op. Tel daar het schrijven en frankeren van de enveloppen bij op: bij honderd kaarten is dat een avond werk.

De RSVP-deadline

Zet de RSVP-deadline vier tot zes weken voor de trouwdag. Dat lijkt vroeg, maar je hebt die marge nodig. Je locatie en cateraar willen de definitieve aantallen meestal zo'n twee weken van tevoren weten, en tussen de deadline en dat moment zit precies de tijd waarin je de mensen benadert die nog niet gereageerd hebben. Dat is altijd een deel van je lijst. Wat RSVP precies betekent, wat je naast ja of nee uitvraagt en hoe je nakomers opvolgt, lees je bij RSVP bij een bruiloft.

Wat helpt: één duidelijke manier om te reageren, niet drie. Vraag meteen het aantal personen, dieetwensen en of iemand bij het diner of alleen bij het feest is. Stuur een vriendelijke herinnering ongeveer een week of twee voor de deadline. Wie daarna nog stil is, bel je gewoon even; dat werkt sneller dan nog een mail.

Digitaal of op papier

Een gedrukte kaart voelt persoonlijker en is voor veel stellen onderdeel van de ervaring. Digitaal reageren is voor jou als planner veel praktischer: je hoeft niets over te typen, je ziet direct wie nog niet heeft geantwoord en dieetwensen komen meteen goed binnen.

De combinatie werkt in de praktijk het best: verstuur een papieren kaart en verwijs daarop naar een trouwwebsite waar gasten met één klik reageren. Voor oudere gasten houd je daarnaast gewoon een telefoonnummer achter de hand.

Wil je weten hoe je bepaalt wie er op die lijst komt, lees dan ook gastenlijst maken voor je bruiloft. Voor de volledige planning richting de trouwdag is er de checklist bruiloft plannen.

Wat zet je op de trouwkaart?

Een trouwkaart hoeft niet alles te vertellen, hij moet gasten in staat stellen om ja te zeggen en de datum vrij te houden. De rest hoort op jullie trouwwebsite, waar je het ook nog kunt aanpassen. Op de kaart zelf:

• Jullie namen en, als de kaart per post gaat, de naam van de gast op de envelop.
• De datum en het aanvangstijdstip van het onderdeel waarvoor die gast wordt uitgenodigd. Daggasten en avondgasten krijgen dus niet dezelfde tijd te zien.
• De plaats, met de naam van de locatie. Het volledige adres en de route mogen op de site.
• Voor welk deel van de dag iemand welkom is. Dit is de meestgestelde vraag na elke uitnodiging.
• De RSVP-vraag met een deadline, plus hoe iemand reageert: een link, een QR-code of een antwoordkaart.

Wat er niet op hoeft: het complete programma, de dresscode, parkeerinformatie, hotels in de buurt en cadeautips. Dat is precies de informatie die verandert, en waarvoor een trouwwebsite bestaat. Een cadeautip hoort er sowieso niet op, zie cadeaulijst voor je bruiloft.

Wat kost het drukwerk?

Drukwerk is een kleine post die oploopt zodra je alles laat drukken. Richtprijzen voor ongeveer 60 huishoudens:

De gangbare middenweg: de uitnodiging bewust wél mooi laten drukken en de save the date, de menukaarten en de praktische informatie digitaal doen. Dan zit het geld waar het effect heeft. Hoe dat werkt, staat in de digitale uitnodiging voor je bruiloft.

Adressen verzamelen zonder rondvraag

Het vervelendste onderdeel van papieren kaarten is het adressenrondje. Drie manieren om dat kort te houden: vraag adressen op bij de save the date in plaats van vlak voor het drukken, laat mensen hun adres zelf invullen via een formulier op jullie trouwwebsite, en vraag bij twijfelgevallen om één adres per huishouden in plaats van per persoon.

Zet de adressen meteen bij de juiste gast in je gastenlijst, niet in een los bestand. Je hebt ze later opnieuw nodig voor de bedankkaartjes, en dan wil je dat rondje niet nog een keer doen.

Vijf fouten met trouwkaarten

• Te laat drukken. Reken op een tot twee weken drukwerk en levertijd, plus de tijd om ze te adresseren en te versturen. Begin dus een maand voor de verzenddatum.
• Geen RSVP-deadline noemen. Zonder datum reageert de helft pas als jij erom vraagt.
• Onduidelijk wie er is uitgenodigd. Adresseer op naam, niet aan "familie". Zie kinderen op de bruiloft voor de formuleringen.
• Alle informatie op de kaart proppen. Het wordt onleesbaar en het klopt over drie maanden niet meer.
• Te weinig kaarten bestellen. Bestel er vijf tot tien extra: voor vergeten gasten, misdrukken en één voor jullie zelf.

Bewaar er zelf een paar

Leg minstens drie kaarten apart voordat je gaat versturen: een voor het plakboek, een voor de fotograaf en een reserve. Fotografen leggen het drukwerk graag vast samen met de ringen en de bloemen, als onderdeel van de detailfoto's in de ochtend, en dan is het vervelend als de laatste kaart de deur uit is. Geef die kaart mee in de tas met spullen voor de ochtend, samen met de trouwringen en de geloften.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je trouwkaarten?

Voor een bruiloft in Nederland verstuur je de trouwkaarten ongeveer 3 maanden van tevoren. Trouw je in het hoogseizoen of in een vakantieperiode, dan is 4 maanden verstandiger. Bij een bruiloft in het buitenland reken je op minimaal 4 tot 6 maanden.

Wanneer stuur je een save the date?

Een save the date stuur je zodra datum en locatie vaststaan, meestal 8 tot 12 maanden voor de bruiloft. Bij een bruiloft in het buitenland of met veel gasten uit het buitenland is 12 tot 16 maanden gebruikelijk.

Moet je nog save-the-dates sturen als je vroeg trouwkaarten stuurt?

Alleen als je meer dan een jaar vooruit trouwt of veel gasten van ver komen. Een save-the-date is bedoeld om de datum te claimen voordat de kaart klaar is; verstuur je de trouwkaart al drie tot vier maanden vooraf, dan voegt hij weinig toe. Bij een bruiloft in het buitenland of in de zomervakantie is hij wél zinvol, omdat gasten dan vroeg vrij moeten vragen en accommodatie moeten boeken.