Kort samengevat: een save the date gaat 8 tot 12 maanden van tevoren de deur uit, de trouwkaart ongeveer 3 maanden van tevoren, en je RSVP-deadline leg je 4 tot 6 weken voor de bruiloft. Trouw je in het buitenland, dan schuift alles een paar maanden naar voren.
Het zijn richttermijnen, geen regels. De achterliggende logica is wel simpel: gasten moeten vrij kunnen vragen en vervoer of een hotel kunnen regelen, en jij moet op tijd definitieve aantallen aan je cateraar kunnen doorgeven. Werk daarom terug vanaf die twee momenten.
De tijdlijn in het kort
| Wat | Bruiloft in Nederland | Bruiloft in het buitenland |
|---|---|---|
| Save the date | 8 tot 12 maanden vooraf | 12 tot 16 maanden vooraf |
| Trouwkaart | ongeveer 3 maanden vooraf | 4 tot 6 maanden vooraf |
| Kaart voor avondgasten | 2 tot 3 maanden vooraf | samen met de daggasten |
| RSVP-deadline | 4 tot 6 weken vooraf | 8 weken vooraf |
| Herinnering aan wie niet reageerde | 1 tot 2 weken voor de deadline | 2 weken voor de deadline |
| Definitieve aantallen naar de cateraar | ongeveer 2 weken vooraf | ongeveer 3 weken vooraf |
Save the date: alleen als je hem nodig hebt
Een save the date is geen uitnodiging maar een aankondiging: datum, plaats en de mededeling dat de uitnodiging volgt. Je stuurt hem zodra datum en locatie definitief zijn.
Hij is vooral nuttig als je in het hoogseizoen trouwt, op een doordeweekse dag, rond de feestdagen, of als gasten moeten reizen of overnachten. Trouw je klein en dichtbij, en heb je iedereen al persoonlijk gesproken, dan kun je hem net zo goed overslaan.
Belangrijkste regel: iedereen die een save the date krijgt, moet later ook een uitnodiging krijgen. Stuur hem dus alleen naar gasten die zeker op de lijst staan, en houd je gastenlijst op dat moment al bij in één overzicht.
De trouwkaart
De officiële uitnodiging gaat ongeveer drie maanden van tevoren de deur uit. Zit je bruiloft in juni, juli of augustus, of vlak na een schoolvakantie, verstuur dan iets eerder, richting vier maanden. Dan kunnen gasten hun vakantie er nog omheen plannen.
Zet op de kaart in elk geval de datum, de tijden van ceremonie, diner en feest, de adressen, hoe en voor wanneer iemand reageert, en waar aanvullende informatie staat. Praktische details zoals parkeren, dresscode, een cadeautip of routebeschrijving zet je beter op een trouwwebsite dan op de kaart zelf. Zo blijft de kaart rustig en kun je informatie later nog aanpassen zonder opnieuw te drukken.
Houd rekening met de productietijd. Drukkers leveren doorgaans binnen één tot twee weken, maar bij ontwerp op maat, foliedruk of een proefdruk loopt dat op. Tel daar het schrijven en frankeren van de enveloppen bij op: bij honderd kaarten is dat een avond werk.
De RSVP-deadline
Zet de RSVP-deadline vier tot zes weken voor de trouwdag. Dat lijkt vroeg, maar je hebt die marge nodig. Je locatie en cateraar willen de definitieve aantallen meestal zo'n twee weken van tevoren weten, en tussen de deadline en dat moment zit precies de tijd waarin je de mensen benadert die nog niet gereageerd hebben. Dat is altijd een deel van je lijst.
Wat helpt: één duidelijke manier om te reageren, niet drie. Vraag meteen het aantal personen, dieetwensen en of iemand bij het diner of alleen bij het feest is. Stuur een vriendelijke herinnering ongeveer een week of twee voor de deadline. Wie daarna nog stil is, bel je gewoon even; dat werkt sneller dan nog een mail.
Digitaal of op papier
Een gedrukte kaart voelt persoonlijker en is voor veel stellen onderdeel van de ervaring. Digitaal reageren is voor jou als planner veel praktischer: je hoeft niets over te typen, je ziet direct wie nog niet heeft geantwoord en dieetwensen komen meteen goed binnen.
De combinatie werkt in de praktijk het best: verstuur een papieren kaart en verwijs daarop naar een trouwwebsite waar gasten met één klik reageren. Voor oudere gasten houd je daarnaast gewoon een telefoonnummer achter de hand.
Wil je weten hoe je bepaalt wie er op die lijst komt, lees dan ook gastenlijst maken voor je bruiloft. Voor de volledige planning richting de trouwdag is er de checklist bruiloft plannen.
Bronnen
De termijnen in dit artikel zijn gangbare richtlijnen uit de Nederlandse trouwbranche, geen voorschriften. Stem ze af op jullie seizoen, gastenlijst en leveranciers.
Verzamel je RSVP's automatisch
Met trwn maak je een eigen trouwwebsite waarop gasten met één klik reageren. Aanwezigheid, dieetwensen en aantallen komen direct in je gastenlijst terecht, zodat je altijd ziet wie nog moet antwoorden.
Bekijk trwn voor bruidsparen