Plattegrond bruiloft maken: in 4 stappen naar een indeling

Kort samengevat: vraag je locatie om een plattegrond met afmetingen, zet eerst de vaste elementen erin en deel de dag daarna op in momenten: ceremonie, diner en feest. Geef vervolgens alles wat binnenkomt een plek, van de dinertafels en de dj tot de fotohoek en de versiering. Deel de definitieve versie met je leveranciers en de ceremoniemeester, dan hoeft niemand jullie op de dag zelf iets te vragen.

Een trouwdag bestaat uit verrassend veel spullen die ergens moeten staan. Veertig stoelen voor de ceremonie, acht dinertafels, een dansvloer, de installatie van de dj, een cadeautafel, het gastenboek, kaarsen, bloemstukken. Op de dag zelf komt dat allemaal tegelijk binnen, aangeleverd door mensen die jullie locatie nog nooit van binnen hebben gezien. Een plattegrond is het verschil tussen een opbouw die zichzelf regelt en een ochtend vol telefoontjes naar het bruidspaar.

Waarom een plattegrond meer regelt dan je denkt

De plattegrond lijkt een detail voor perfectionisten, maar hij beantwoordt vragen die anders allemaal op de trouwdag landen. Waar zet de bloemist de grote stukken neer? Aan welke kant van de zaal staat de dj, en zit daar wel een stroompunt? Hoeveel ruimte blijft er over voor de dansvloer als de dinertafels blijven staan? Kan de cateraar met karren van de keuken naar de zaal zonder dwars door de ceremonie te rijden?

Leveranciers vragen er zelf ook om. Een dj wil weten waar hij staat en waar de stroom zit, een fotograaf wil weten waar het licht vandaan komt, en de cateraar wil de looproutes kennen. Met één plattegrond die iedereen heeft, geven jullie al die antwoorden in één keer.

Stap 1: begin met de vaste elementen

Vraag je locatie om een plattegrond met afmetingen; de meeste trouwlocaties hebben er een klaarliggen. Zet daar eerst alles in wat niet kan bewegen: deuren en nooduitgangen, ramen, de bar, de toiletten, de keuken-ingang, pilaren en stroompunten. Dit is het speelveld waarbinnen de rest moet passen.

Heeft de locatie geen plattegrond, maak dan bij de bezichtiging zelf een schets en meet de belangrijkste maten op. Het hoeft geen bouwtekening te zijn: een schets op schaal, met de zaalmaten en de plek van deuren en bar, is genoeg om mee te plannen. Handig om diezelfde bezichtiging ook te gebruiken voor de vragen uit trouwlocatie kiezen: waar let je op.

Stap 2: deel de dag op in momenten

Eén zaal is op een trouwdag vaak drie verschillende ruimtes. Maak daarom niet één plattegrond, maar een versie per moment van de dag:

• Ceremonie: stoelen in rijen of een cirkel, het gangpad, de plek van de trouwambtenaar en van jullie, en de opstelling voor de muziek. Denk ook aan de fotograaf: die wil ruimte hebben om te bewegen zonder in het gangpad te staan.
• Borrel en diner: de dinertafels met hun nummers, de bruidstafel, statafels voor de borrel, de taarttafel en de route van de bediening. De tafelnummers op de plattegrond zijn dezelfde als in de tafelschikking, dan sluit alles op elkaar aan.
• Feest: de dansvloer, de dj of band, een zithoek voor wie even bij wil komen, de fotohoek en de plek van het gastenboek en de cadeautafel.

Het interessantste deel zit tussen de momenten in: de ombouw. Als de zaal van diner naar feest gaat, moet iemand weten welke tafels weggaan, waar ze heen gaan en wat ervoor in de plaats komt. Zet dat op de plattegrond van het volgende moment en neem de ombouwtijd op in het draaiboek van de trouwdag.

Stap 3: geef je leveranciers een plek

Alles wat een leverancier komt brengen of opbouwen, krijgt een plek op de plattegrond. De dj met zijn installatie en de afstand tot het dichtstbijzijnde stroompunt. De bloemist met de grote stukken die na de ceremonie mee verhuizen naar de dinerzaal. De cateraar met een uitgifte-punt en de looproute naar de keuken. De taart, die niet in de zon of naast de speakers moet staan.

Zet er per onderdeel bij wíe het neerzet en wanneer. Dan wordt de plattegrond vanzelf een opbouwschema: de locatie ziet in één oogopslag wat er vóór de ceremonie moet staan en wat pas tijdens het diner wordt opgebouwd. Hoe je die afspraken met leveranciers vastlegt, lees je in leveranciers voor je bruiloft kiezen.

Stap 4: teken de versiering in

Versiering is het onderdeel dat het vaakst zwerft. De kaarsen, de welkomstborden, de bloemenslingers, de foto's van jullie samen: op de trouwdag staat het allemaal in dozen in een hoek, en niemand weet waar het heen moet. Teken daarom ook de versiering in op de plattegrond, per moment van de dag. Het welkomstbord bij de ingang, de slinger boven de bruidstafel, de kaarsen op de vensterbanken.

Dat klinkt overdreven, tot je bedenkt wie de dozen uitpakt: niet jullie, maar de locatie, een stylist of je ceremoniemeester. Die hebben jullie Pinterest-bord niet in hun hoofd. Een plattegrond waar per plek op staat wat er hoort, is voor hen het verschil tussen gokken en gewoon neerzetten.

De fouten die iedereen maakt

• Geen loopruimte rekenen. Tafels passen op papier altijd. Reken minstens 60 centimeter achter elke stoel, anders komt de bediening er niet langs en ontstaat er file bij het buffet.
• De stroompunten vergeten. De dj, de fotobooth, de koffiemachine van de cateraar en de diashow hebben allemaal stroom nodig. Een verlengsnoer dwars door het gangpad is geen gezicht en een struikelgevaar.
• Speakers naast de oudste gasten. Kijk bij de feestopstelling wie er het dichtst bij het geluid zit. Een zithoek op afstand van de speakers houdt het feest leuk voor iedereen.
• De ombouw niet intekenen. Wie haalt de ceremoniestoelen weg, en waar gaan ze heen? Zonder antwoord staan ze om 20.00 uur nog langs de dansvloer.
• De plattegrond niet delen. Een indeling die alleen in jullie hoofd bestaat, werkt niet. Stuur de definitieve versie naar de locatie, alle leveranciers en de ceremoniemeester.

Papier of digitaal?

Een schets op papier werkt prima voor de eerste versie. Het wordt lastig zodra er dingen veranderen, en er verandert altijd wat: tien gasten extra, een andere dj, een fotobooth die er ineens bij komt. Elke wijziging betekent opnieuw tekenen, en voor je het weet circuleren er drie versies waarvan niemand weet welke de goede is.

In trwn maak je daarom een digitale plattegrond van jullie trouwlocatie en geef je alles een plek: de dinertafels, de dansvloer, je leveranciers en de versiering. De plattegrond leeft naast je tafelschikking en het draaiboek, en iedereen die met jullie meekijkt, van weddingplanner tot ceremoniemeester, ziet altijd de actuele versie.

Veelgestelde vragen

Hoe kom je aan een plattegrond van je trouwlocatie?

Vraag ernaar bij de locatie: de meeste trouwlocaties hebben een plattegrond met afmetingen die ze zo doorsturen. Is die er niet, maak dan bij de bezichtiging zelf een schets en meet de belangrijkste maten op, zoals de zaal, de dansvloer en de doorgangen. Een simpele schets op schaal is genoeg om mee te plannen.

Wat zet je op de plattegrond van je bruiloft?

Eerst de vaste elementen: deuren, ramen, de bar, toiletten en stroompunten. Daarna alles wat jullie zelf plaatsen: stoelen voor de ceremonie, dinertafels, de dansvloer, de dj of band, de fotohoek, de cadeau- en gastenboektafel en de versiering. Zet er ook bij welke leverancier wat neerzet.

Wanneer maak je de plattegrond van je trouwlocatie?

Maak een grove indeling zodra de locatie geboekt is, dan weet je of alles past wat jullie in gedachten hebben. De definitieve versie maak je ongeveer een maand van tevoren, samen met de tafelschikking, en deel je met de locatie, je leveranciers en de ceremoniemeester.