Leveranciers voor je bruiloft kiezen en vastleggen

Kort samengevat: boek eerst de leveranciers die maar één bruiloft per dag doen (fotograaf, videograaf, ceremoniespreker) en daarna pas de rest. Vraag altijd een schriftelijke offerte met een totaalbedrag voor jullie verwachte gastenaantal, inclusief btw, reiskosten en op- en afbouw. Leg datum, uren, overuren, aanbetaling en annuleringsvoorwaarden vast in een contract, en zet elke aanbetaling meteen in je budgetoverzicht.

Na de locatie is dit het deel van de planning waar het meeste geld doorheen gaat en waar de meeste verrassingen vandaan komen. Niet omdat leveranciers onbetrouwbaar zijn, maar omdat offertes onderling nauwelijks te vergelijken zijn: de een rekent all-in per gast, de ander alles los, en de posten die je vergeet zijn precies de posten die achteraf op de rekening staan.

Welke leveranciers heb je nodig?

Niet elke bruiloft heeft ze allemaal, maar dit is de gangbare set voor een dag met ceremonie, diner en feest. De richtprijzen zijn indicaties voor ongeveer 100 gasten.

Wie boek je eerst?

De vuistregel: hoe minder opdrachten iemand per dag aankan, hoe eerder je boekt. Een fotograaf doet één bruiloft per dag, een bloemist kan er meerdere aan, en een bakker helemaal. Die volgorde bepaalt je planning.

• Eerst de locatie en de datum. Zonder die twee kan niemand je een offerte geven die ergens op slaat. Hoe je die keuze maakt, staat in trouwlocatie kiezen.
• Dan de eendaagse leveranciers: fotograaf, videograaf, ceremoniespreker en catering. Dit zijn ook de duurste posten, dus ze bepalen meteen of je budget klopt.
• Daarna muziek. Populaire bands zijn net zo schaars als fotografen; een dj heeft doorgaans wat langer beschikbaarheid.
• Tot slot de invulling: bloemen, taart, vervoer, styling, kapper en visagie. Deze kun je nog tot een paar maanden voor de dag regelen.

Let op de omgekeerde volgorde die veel stellen aanhouden: eerst de leuke dingen kiezen, dan pas de grote. Wie de dj en de taart boekt voordat de locatie vaststaat, moet vaak opnieuw beginnen. De hele volgorde staat op een tijdlijn in de checklist bruiloft plannen.

Offertes vergelijken: zes posten die vaak ontbreken

Twee offertes met hetzelfde eindbedrag kunnen honderden euro's uit elkaar liggen zodra je doorvraagt. Loop deze zes langs bij elke offerte:

• Btw. Staat het bedrag inclusief of exclusief? Bij 21 procent scheelt dat op een cateringpost van 8.000 euro bijna 1.700 euro.
• Reiskosten. Vaak een kilometertarief dat pas op de eindafrekening verschijnt, zeker bij leveranciers van buiten de regio.
• Overuren. Fotografen en dj's rekenen per uur na de afgesproken eindtijd. Vraag het tarief vooraf, want om half twee 's nachts onderhandel je niet meer.
• Personeel en bediening. Bij een externe cateraar apart gefactureerd, bij een locatie met eigen keuken meestal inbegrepen.
• Op- en afbouw. Wie zet de tafels klaar en wie ruimt op? Bij kale locaties is dit een reële post.
• Servies, glaswerk en linnen. Klinkt als een detail, telt bij 100 gasten op tot honderden euro's.

Vraag daarom altijd om één totaalbedrag op basis van jullie verwachte gastenaantal, inclusief alles hierboven. Dat is het enige getal waarmee je offertes naast elkaar kunt leggen.

Wat er in het contract hoort

Een mondelinge toezegging is geen afspraak zodra er iets misgaat. Zet in elk contract minimaal:

• De datum, de locatie en de begin- en eindtijd van de werkzaamheden.
• Wat er precies geleverd wordt, in aantallen: hoeveel uur, hoeveel bewerkte foto's, hoeveel gangen, hoeveel boeketten.
• Het totaalbedrag, de btw-grondslag en het tarief voor overuren.
• De aanbetaling, het bedrag en de datum van de eindafrekening.
• De annuleringsvoorwaarden, van beide kanten, en wat er gebeurt bij ziekte of overmacht.
• Wie de vervanger is als de leverancier zelf niet kan. Bij eenmanszaken is dit de belangrijkste vraag van allemaal.

Aanbetalingen en betaalmomenten

Bij het boeken betaal je meestal een aanbetaling van tien tot vijftig procent; het restant volgt in de weken rond de bruiloft. Dat betekent in de praktijk: het jaar vóór de bruiloft betaal je vooral aanbetalingen, en in de laatste maand komen alle grote restbedragen tegelijk binnen.

Zet betaalmomenten daarom als aparte taken in je planning, met een datum en een bedrag. Check in de laatste week of elke leverancier betaald is. Een factuur die op de trouwdag nog openstaat, is precies het soort ruis dat je dan niet wilt. De volledige budgetopbouw staat in wat kost een bruiloft?

Vragen per leverancier

Cateraar

Vraag om een proeverij voordat je tekent, en bespreek serveerstijl (uitgeserveerd, buffet, gedeelde schalen), dieetwensen en allergieën, de baropties en of glaswerk, servies en bediening inbegrepen zijn. Vraag ook naar kurkgeld als je zelf drank wilt meenemen, en tot wanneer je het definitieve aantal gasten mag doorgeven. Die laatste datum bepaalt in de praktijk je RSVP-deadline.

Bloemist

Vraag welke bloemen in jullie trouwmaand in Nederland in het seizoen zijn: die kosten aanzienlijk minder dan importbloemen en zien er verser uit. Bespreek wat er na de ceremonie met de stukken gebeurt, want vaak kunnen ze door naar de dinerzaal. Vraag wie de bloemen op de dag zelf plaatst en wie ze weer ophaalt, en of vazen en standaards huur of koop zijn.

Dj of band

Check eerst de geluidsnormen en de eindtijd van de locatie; die bepalen wat er überhaupt mogelijk is. Vraag verder naar opbouwtijd, benodigde stroom, back-upapparatuur en of ze het geluid voor de ceremonie en de speeches ook verzorgen. Lever een lijst met nummers die je juist niet wilt horen, en spreek de cues af voor de binnenkomst en de openingsdans.

Fotograaf en videograaf

Bekijk minstens één complete bruiloft van begin tot eind, niet alleen de portfoliobeelden. Vraag hoeveel uur er in het pakket zit, hoeveel bewerkte foto's je krijgt, wat de levertijd is en of er een tweede fotograaf meekomt. Meer over stijlen en de vragen die je stelt, staat in trouwfotograaf kiezen.

Vijf rode vlaggen

• Geen schriftelijke offerte. Wie geen specificatie op papier wil geven, wil ook geen afspraak vastleggen.
• Traag antwoorden in de verkoopfase. Als iemand er nu drie weken over doet, wordt dat na het tekenen niet beter.
• Een prijs die ver onder de rest ligt. Vraag door wat er niet in zit; meestal is dat precies het antwoord.
• Geen antwoord op de vervangingsvraag. Bij ziekte moet er een plan zijn, zeker bij een eenmanszaak.
• Druk om snel te tekenen. Schaarste is echt, maar een serieuze leverancier geeft je een optie van een week.

Hoe je een fijne opdrachtgever bent

Dit klinkt als een bijzaak, maar het levert je meer op dan onderhandelen. Leveranciers doen graag een stapje extra voor stellen die duidelijk zijn en op tijd betalen. Concreet: beantwoord vragen binnen een paar dagen, betaal aanbetalingen en facturen op de afgesproken datum, stuur uiterlijk een week voor de dag het draaiboek met alle tijden en contactpersonen, en zorg dat er iemand op locatie is die beslissingen mag nemen. Dat laatste is meestal de ceremoniemeester, zie rollen op een bruiloft.

Regel ook eten en drinken voor de leveranciers die de hele dag blijven. De meeste cateraars hebben daar een tarief voor, en het staat vaak al in het contract als je erom vraagt.

Zo werkt het in trwn

In trwn leg je elke leverancier vast met contactgegevens, offerte, aanbetaling en betaalstatus, gekoppeld aan de bijbehorende budgetpost. Zo zie je in één overzicht wat er is geboekt, wat er nog openstaat en hoeveel er van het budget over is, zonder dat je door mailmappen hoeft te zoeken.

Diezelfde leveranciers koppel je in het draaiboek aan de momenten waarop ze nodig zijn, met aankomsttijd en contactpersoon. Bij het exporteren krijgt elke leverancier de versie die voor hem relevant is. Wat er verder in zit, staat op trwn voor bruidsparen.

En op de plattegrond van jullie trouwlocatie geef je elke leverancier een plek: waar de dj staat, waar de cateraar uitgeeft, waar de bloemist de grote stukken neerzet. Zo weet iedereen bij aankomst waar hij moet zijn; zie plattegrond van je bruiloft maken. Werk je als professional met meerdere bruiloften tegelijk, dan staan die leverancierslijsten per bruiloft naast elkaar in trwn voor weddingplanners.

Veelgestelde vragen

Welke leveranciers boek je als eerste voor een bruiloft?

Eerst de locatie en de datum, want zonder die twee kan niemand je een bruikbare offerte geven. Daarna de leveranciers die maar één bruiloft per dag doen: fotograaf, videograaf, ceremoniespreker en catering. Die boek je negen tot twaalf maanden vooraf. Muziek volgt zes tot negen maanden vooraf, en de invulling zoals bloemen, taart, vervoer en visagie regel je in de laatste drie tot zes maanden.

Waar let je op bij een offerte van een trouwleverancier?

Op zes posten die vaak ontbreken: btw, reiskosten, het tarief voor overuren, personeel en bediening, op- en afbouw, en servies, glaswerk en linnen. Vraag altijd om één totaalbedrag op basis van jullie verwachte gastenaantal waarin dit alles is verwerkt. Dat is het enige getal waarmee je offertes van verschillende leveranciers naast elkaar kunt leggen.

Hoeveel aanbetaling vragen trouwleveranciers?

Meestal tien tot vijftig procent bij het boeken, waarna het restant in de weken rond de bruiloft volgt. Praktisch betekent dat: in het jaar vóór de bruiloft betaal je vooral aanbetalingen, en in de laatste maand komen alle grote restbedragen tegelijk. Zet die betaalmomenten als aparte taken met een datum en een bedrag in je planning en check in de laatste week of iedereen betaald is.

Wat moet er in een contract met een trouwleverancier staan?

De datum, de locatie en de begin- en eindtijd, wat er precies geleverd wordt in aantallen, het totaalbedrag met de btw-grondslag en het tarief voor overuren, de aanbetaling en de datum van de eindafrekening, de annuleringsvoorwaarden van beide kanten, en wie de vervanger is als de leverancier zelf niet kan. Die laatste vraag is bij eenmanszaken de belangrijkste van allemaal.