Dieetwensen bruiloft: zo vraag je ze uit en geef je ze door

Kort samengevat: vraag dieetwensen en allergieën uit bij de RSVP, niet later. Gebruik vaste keuzes (vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, lactosevrij, notenallergie, schaaldieren, halal) plus een open veld, en vraag er expliciet bij of het om een allergie gaat of om een voorkeur. Geef de cateraar een lijst per gast, gekoppeld aan de tafelindeling, en lever het definitieve overzicht een tot twee weken voor de trouwdag aan. Op de dag zelf weet de bediening dan welk bord bij welke stoel hoort.

Van alle vragen die je je gasten stelt, is deze de enige waar een verkeerd antwoord medisch kan uitpakken. Een gast die geen vlees eet, krijgt een vervelende avond als het misgaat. Een gast met een notenallergie krijgt een ambulance. Toch wordt de vraag vaak laat gesteld, in een appgroep, en belandt het antwoord in een chat die niemand meer terugleest.

Het goede nieuws: cateraars zijn hierop ingericht. Bijna elke professionele cateraar kan per persoon een aangepaste versie van het menu maken, mits ze het op tijd weten en in een bruikbaar formaat krijgen. Het werk zit dus niet in de keuken, maar in het verzamelen en doorgeven.

Vraag het bij de RSVP, niet later

De aanmelding is het enige moment waarop je gasten sowieso iets van je invullen. Zet de vraag daar neer, direct onder de vraag of iemand komt. Dat scheelt een tweede ronde en levert antwoorden op die vastliggen in plaats van in een appgesprek.

• Vraag het per persoon, niet per uitnodiging. Een uitnodiging voor twee met "1x vegetarisch" laat de cateraar raden wie dat is. Vraag per naam.
• Vraag ook naar kinderen. Kindermenu's zijn vaak een aparte post, en kinderen hebben relatief vaak een allergie.
• Zet de RSVP-deadline vier tot zes weken voor de trouwdag. Dan heb je nog tijd om achter de laatste antwoorden aan te gaan voordat de cateraar het definitieve aantal wil.
• Vergeet je leveranciers niet. Fotograaf, DJ en videograaf eten mee. Vraag ook hun wensen uit; het staat slordig als de vegetarische fotograaf een schnitzel krijgt.

Hoe de RSVP zelf werkt en welke deadline gebruikelijk is, staat in RSVP bruiloft: betekenis en deadline.

De vraag die je stelt

Een open tekstvak alleen werkt niet: je krijgt dan "ik eet bijna alles" en "geen vis, tenzij zalm". Combineer vaste keuzes met een open veld. Dit zijn de categorieën die in de praktijk terugkomen:

De belangrijkste extra vraag staat in de laatste rij: is dit een allergie of een voorkeur? Voor de keuken is dat verschil groot. Bij een voorkeur volstaat een ander gerecht; bij een allergie moet de kok ook letten op kruisbesmetting, op het snijplankgebruik en op sauzen waar het allergeen in verwerkt zit. Cateraars vragen daar zelf naar, maar dan zit jij al aan het einde van de keten.

Wat je doorgeeft aan de cateraar, en wanneer

Spreek bij het tekenen van de offerte twee dingen af: in welk formaat je de dieetwensen aanlevert, en op welke datum. In de praktijk werkt dit ritme:

• Bij het boeken. Meld dat er dieetwensen komen en vraag wat een aangepast menu per persoon kost. Sommige cateraars rekenen niets, andere een toeslag.
• Na de RSVP-deadline (4 tot 6 weken vooraf). Stuur een eerste overzicht met aantallen per categorie, zodat de keuken kan inkopen en menu's kan bedenken.
• Een tot twee weken vooraf. Lever de definitieve lijst per gast aan, met naam, tafelnummer en de wens erbij. Dit is meestal ook het moment waarop het definitieve gastenaantal vastgezet wordt.
• Bij een late wijziging. Bel, niet mailen. Een mail van twee dagen voor de bruiloft belandt in een inbox die niemand meer opent.

Wat er verder in een cateringafspraak hoort en wat aangepaste menu's kosten, staat in catering bruiloft: kosten per gast.

Op de trouwdag: hoe het bord bij de juiste gast komt

Dit is het punt waar het in de praktijk misgaat: de keuken maakt het goed, en daarna weet niemand meer voor wie het bord is. Drie manieren die werken, van eenvoudig naar zorgvuldig:

• Koppel de wens aan een stoel. Geef de bediening de tafelindeling met per stoel de dieetwens, niet alleen een lijst met namen. Dan hoeft niemand tijdens het uitserveren te zoeken. Hoe je die indeling maakt, staat in tafelschikking bruiloft maken.
• Zet een discreet teken op het naamkaartje. Een klein symbool of kleurstip die alleen de bediening kent. Werkt beter dan een groot "VEGA" op tafel.
• Laat de bediening bij het serveren bevestigen. Vraag de cateraar of ze bij het uitserveren hardop checken wie het aangepaste gerecht krijgt. De meeste doen dit standaard bij allergieën.

Werk je met een buffet, dan verschuift de aandacht naar etiketten: vraag de cateraar om per gerecht de allergenen te vermelden en om allergeenvrije gerechten aan het begin van het buffet te zetten, waar nog niet met lepels is gewisseld.

Veelgemaakte fouten

• De vraag alleen in een appgroep stellen. Antwoorden raken zoek en zijn niet te exporteren.
• Alleen "vegetarisch: ja/nee" vragen. Je mist alle allergieën, en juist die zijn risicovol.
• Niet doorvragen bij "geen noten". Een pinda-allergie en een notenallergie zijn niet hetzelfde, en de ernst verschilt per persoon.
• De borrel en de avondhapjes vergeten. Dieetwensen gelden de hele dag, niet alleen bij het diner. Ook de taart telt mee.
• De lijst nooit meer bijwerken. Gasten zeggen af, komen erbij of wisselen van tafel. De cateraar werkt met de laatste versie die jij stuurde.
• Geen aanspreekpunt aanwijzen. Op de dag zelf moet iemand anders dan het bruidspaar de vragen van de bediening kunnen beantwoorden, meestal de ceremoniemeester.

Zo werkt het in trwn

In trwn komt de dieetwens binnen bij de aanmelding zelf: gasten vullen bij hun RSVP per persoon in wat ze wel en niet eten, met vaste keuzes en een open veld. Het antwoord staat daarna bij die gast in de gastenlijst, niet in een chat, en verandert mee als iemand zich alsnog afmeldt.

Omdat de gastenlijst en de tafelindeling aan elkaar hangen, kun je het overzicht exporteren zoals de cateraar het wil hebben: per tafel, met naam, stoel en wens. Datzelfde overzicht gaat naar de bediening en naar het draaiboek van de trouwdag, zodat iedereen op dezelfde versie werkt. Wat er verder in trwn zit, staat op de online trouwplanner voor bruidsparen.

Veelgestelde vragen

Hoe vraag je dieetwensen aan bruiloftsgasten?

Stel de vraag bij de RSVP en per persoon, niet per uitnodiging. Gebruik vaste keuzes (vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, lactosevrij, noten, schaaldieren, halal) in combinatie met een open veld, en vraag er expliciet bij of het om een allergie gaat of om een voorkeur. Vraag het ook uit voor kinderen en voor de leveranciers die de hele dag blijven en meeeten.

Wanneer geef je dieetwensen door aan de cateraar?

In drie stappen. Bij het boeken meld je dat er dieetwensen komen en vraag je wat een aangepast menu per persoon kost. Na de RSVP-deadline, vier tot zes weken voor de trouwdag, stuur je aantallen per categorie zodat de keuken kan inkopen. Een tot twee weken voor de bruiloft lever je de definitieve lijst per gast aan, met naam, tafelnummer en wens. Late wijzigingen bel je door in plaats van mailen.

Wat is het verschil tussen een allergie en een dieetvoorkeur voor de cateraar?

Bij een voorkeur volstaat een ander gerecht. Bij een allergie moet de keuken ook rekening houden met kruisbesmetting: aparte snijplanken en gereedschap, en sauzen of bouillons waarin het allergeen verwerkt zit. Zet de vraag daarom letterlijk in je formulier, want zonder dat onderscheid weet de cateraar niet hoe streng hij moet werken.

Hoe zorg je dat het juiste bord bij de juiste gast komt?

Koppel de dieetwens aan een stoel in plaats van alleen aan een naam, en geef de bediening de tafelindeling met per stoel de wens erbij. Zet eventueel een discreet teken op het naamkaartje dat alleen de bediening kent, en vraag de cateraar of ze bij het uitserveren hardop bevestigen wie het aangepaste gerecht krijgt. Bij een buffet vraag je om allergenenetiketten per gerecht.