Wat kost catering op een bruiloft? 30 tot 90 euro per gast

Kort samengevat: als je alleen het eten inkoopt, kost een buffet ruwweg €25 tot €40 per gast en een walking dinner €30 tot €55. Compleet verzorgd, dus inclusief personeel, servies, opbouw en een drankarrangement, komt een bruiloftsdiner uit op €60 tot €90 per gast voor een buffet en €90 tot €150 voor een uitgeserveerd diner, plus €25 tot €50 per gast voor de drank. Dat gat tussen die twee getallen is precies waar cateringoffertes op uiteenlopen, en waar je dus op moet vergelijken.

Locatie en catering samen zijn bijna altijd de grootste post op een trouwbudget: samen goed voor ongeveer de helft. En anders dan bij de fotograaf of de DJ is het een bedrag dat meebeweegt met je gastenlijst, want elke gast telt letterlijk mee. Wie tien gasten schrapt, bespaart op een uitgeserveerd diner met drank al gauw meer dan duizend euro.

Toch is catering het onderdeel waar offertes het lastigst te vergelijken zijn. De ene cateraar noemt een bedrag per persoon voor alleen het eten, de andere een all-inprijs waar bediening, servies, huur en drank in zitten. Hieronder staat wat elke vorm ongeveer kost, wat er wel en niet in een prijs hoort te zitten en welke vragen je stelt voordat je tekent.

Wat catering per gast kost

Twee kolommen, omdat cateraars op twee manieren offreren. Links wat je betaalt als je alleen het eten afneemt en de locatie personeel, servies en drank zelf regelt. Rechts een compleet verzorgd bruiloftsdiner.

In de Randstad liggen de tarieven doorgaans hoger dan in het noorden en oosten van het land. Reken bij 80 gasten met een uitgeserveerd diner en een drankarrangement dus op ruwweg €9.000 tot €16.000, nog voordat de zaalhuur is meegeteld. Hoe zich dat verhoudt tot de rest van je begroting, lees je in budget bruiloft verdelen en wat kost een bruiloft.

Waarom offertes zo ver uiteenlopen

Twee offertes die €40 per persoon uit elkaar liggen, gaan zelden over beter of slechter eten. Ze gaan over wat er wel en niet in zit. Loop deze acht punten per offerte langs:

• Bediening. Hoeveel medewerkers, voor hoeveel uur, en wat kost een uur extra? Bij een uitgeserveerd diner is dit de grootste verborgen post.
• Servies, glaswerk en linnen. Van de cateraar, van de locatie of gehuurd? Huur van servies loopt bij tachtig gasten al snel in de honderden euro's.
• Opbouw, transport en afbouw. Vaak een vast bedrag plus een kilometertarief dat pas op de eindfactuur verschijnt.
• Btw. Check per offerte of het bedrag inclusief of exclusief is. Op een cateringpost van €8.000 scheelt 21 procent bijna €1.700.
• Kurkgeld. Neem je zelf drank mee naar een locatie met een eigen keuken, dan rekent die vaak een bedrag per fles.
• Maaltijden voor leveranciers. Fotograaf, DJ en videograaf blijven de hele dag. De meeste cateraars hebben daar een apart, lager tarief voor; reken er wel op.
• Kinderen en avondgasten. Kindermenu's en avondhapjes zijn losse posten met een eigen tarief per persoon.
• Wat er gebeurt als het uitloopt. Vraag naar het uurtarief na de afgesproken eindtijd, ook voor de bediening.

Vraag daarom altijd om een offerte met een totaalbedrag per gast, all-in. Dat is het enige getal waarmee je twee aanbieders eerlijk naast elkaar legt. Hoe je leveranciers verder vergelijkt en vastlegt, staat in leveranciers voor je bruiloft kiezen.

De cateringvormen vergeleken

• Buffet. Het meest gekozen bij bruiloften, omdat gasten zelf kiezen en dieetwensen makkelijker op te vangen zijn. Nadeel: rijvorming bij meer dan zestig gasten, tenzij de cateraar met twee opstellingen werkt. Vraag daarnaar.
• Uitgeserveerd diner. Het meest verzorgd en het meest voorspelbaar in timing: je weet per gang hoe laat het is. Duurder, en het legt je gasten voor een paar uur aan tafel vast. Reken op dertig tot veertig minuten per gang.
• Walking dinner. Gasten blijven in beweging en praten met meer mensen. Lastiger als je speeches wilt houden, want er is geen vast moment waarop iedereen zit. Spreek af wanneer het buffet dichtgaat.
• Barbecue of foodtrucks. Ontspannen en vaak goedkoper, maar weersafhankelijk. Vraag altijd naar het scenario bij regen en of dat extra kost.
• Borrel vooraf. Reken op drie tot vijf hapjes per gast per uur. Een borrel van anderhalf uur zonder hapjes leidt op een lege maag tot vervelende speeches.

Wat je vraagt voordat je tekent

• Wat is het totaalbedrag per gast, inclusief personeel, servies, opbouw en btw?
• Tot wanneer kunnen wij het definitieve aantal gasten doorgeven, en wat gebeurt er bij afmeldingen daarna?
• Hoeveel bedieningsmedewerkers staan er, en tot hoe laat?
• Hoe gaan jullie om met dieetwensen en allergieën, en wat kost een aangepast menu per persoon?
• Werken jullie al eerder op onze trouwlocatie? Is er een keuken, en zo niet, wat is er dan nodig?
• Wat kost een proefdiner, en wordt dat verrekend als we boeken?
• Wat is de aanbetaling, en wanneer moet het restant betaald zijn?
• Wat zijn de annuleringsvoorwaarden, en tot welke datum kunnen we kosteloos wijzigen?

Het aantal gasten is de grootste knop

Bij catering rekent alles per persoon door, en vaak dubbel: in het eten en in de drank. Twintig gasten minder scheelt bij een uitgeserveerd diner met drankarrangement al gauw €2.500 tot €4.000. Dat maakt de gastenlijst de eerste plek om te sturen als het budget knelt, nog voor het menu.

Tegelijk mag je niet te krap rekenen. Reken op 10 tot 20 procent afzeggingen na de RSVP-deadline, maar geef de cateraar het aantal door dat je op dat moment echt verwacht, niet je oorspronkelijke uitnodigingsaantal. Hoe je dat aantal scherp krijgt, staat in gastenlijst maken voor je bruiloft en RSVP: betekenis en deadline.

Dieetwensen zijn onderdeel van de offerte

Vraag niet pas twee weken van tevoren wat je gasten wel en niet eten. Cateraars kunnen bijna alles aan, maar willen het op tijd weten, en sommige aangepaste menu's kosten extra per persoon. Vraag dieetwensen en allergieën daarom uit bij de aanmelding, samen met de RSVP, en spreek met de cateraar af in welk format je de lijst aanlevert. Hoe je die vraag stelt en wat je precies doorgeeft, staat in dieetwensen en allergieën van gasten.

Zo werkt het in trwn

In trwn staat de catering als eigen budgetpost, met de offerte, de aanbetaling en de datum waarop het restant betaald moet zijn. Omdat het budget live meerekent met je gastenlijst, zie je meteen wat een extra tafel met acht gasten doet met het totaal, in plaats van dat je het achteraf uitrekent.

De aantallen komen uit de gastenlijst zelf: wie daggast is en wie avondgast, wie zich heeft afgemeld en welke dieetwensen er bij de RSVP zijn binnengekomen. Dat exporteer je als overzicht voor de cateraar, samen met de tafelindeling, zodat de bediening weet welk bord waar hoort. Wat er verder in trwn zit, staat op de online trouwplanner voor bruidsparen.

Veelgestelde vragen

Wat kost catering per persoon op een bruiloft?

Als je alleen het eten afneemt, kost een eenvoudig buffet ongeveer 20 tot 30 euro per gast, een luxe buffet 30 tot 40 euro en een walking dinner 30 tot 55 euro. Compleet verzorgd, dus inclusief bediening, servies, opbouw en btw, komt een buffet uit op 60 tot 90 euro per gast en een uitgeserveerd diner op 90 tot 150 euro. Een drankarrangement kost meestal 25 tot 50 euro per gast extra.

Wat zit er meestal niet in een cateringofferte?

De posten die offertes uit elkaar laten lopen zijn bediening en de uurtarieven na de afgesproken eindtijd, huur van servies, glaswerk en linnen, transport en opbouw, btw, kurkgeld als je zelf drank meeneemt, maaltijden voor leveranciers die de hele dag blijven, en aparte tarieven voor kindermenu's en avondhapjes. Vraag altijd om een totaalbedrag per gast all-in, want alleen dat getal is vergelijkbaar tussen aanbieders.

Buffet of uitgeserveerd diner: wat kies je voor een bruiloft?

Een buffet is goedkoper, geeft gasten keuze en vangt dieetwensen makkelijker op, maar geeft rijvorming bij meer dan zestig gasten als de cateraar niet met twee opstellingen werkt. Een uitgeserveerd diner is duurder en zet gasten voor een paar uur aan tafel, maar is voorspelbaar in timing: reken op dertig tot veertig minuten per gang, wat handig is als je speeches wilt inplannen.

Wanneer geef je het definitieve aantal gasten door aan de cateraar?

Dat staat in het contract en is meestal een tot twee weken voor de trouwdag. Zet je RSVP-deadline daar ruim voor, vier tot zes weken voor de bruiloft, zodat je tijd hebt om achter de laatste antwoorden aan te gaan. Geef het aantal door dat je op dat moment echt verwacht en houd er rekening mee dat 10 tot 20 procent van de uitgenodigde gasten uiteindelijk afzegt.