Avondprogramma bruiloft: tijdschema van borrel tot sluiting

Kort samengevat: een gemiddelde bruiloftsavond bestaat uit vier blokken. Een borrel of receptie van anderhalf tot twee uur, een diner van ongeveer drie uur, een korte overgang waarin de avondgasten binnenkomen en een feest van drie tot vijf uur. De avondgasten nodig je meestal uit tegen half negen of negen uur, de openingsdans zet je vlak daarna en de sluitingstijd bepaalt de locatie, niet jullie. Reken op twintig tot dertig minuten speelruimte per blok, want elk blok loopt uit.

De ceremonie plannen de meeste stellen tot op de minuut, en daarna houdt het op. Terwijl juist de avond het deel is waar de tijd ongemerkt weglekt: een gang die later uitkomt dan gepland, een speech die drie keer zo lang duurt als afgesproken, avondgasten die voor een dichte deur staan. Een avondprogramma dat vooraf op papier staat lost dat niet allemaal op, maar het maakt wel zichtbaar waar de rek zit.

Hieronder staat een tijdschema met twee varianten, plus per blok waar je speelruimte inbouwt en welke afspraken je met de locatie maakt. Het complete verloop van de dag, dus inclusief het klaarmaken en de ceremonie, staat in draaiboek trouwdag maken.

De vier blokken van de avond

Wat de blokken gemiddeld duren en waar ze op stuk lopen:

Die duur is niet heilig, maar de volgorde wel. Wat je vooral wilt voorkomen is dat het diner het feest opeet: elke twintig minuten die het diner uitloopt, gaat van de avond af, want de eindtijd staat vast.

Voorbeeld-tijdschema: twee varianten

Variant A is een compacte avond met een ceremonie in de vroege middag en een sluitingstijd om 01:00 uur. Variant B is een ruimere avond met een later diner en sluiting om 02:00 uur.

Valt jullie ceremonie later op de dag, dan schuift het hele schema mee, maar niet oneindig: de sluitingstijd blijft staan. Een ceremonie om 16:00 uur betekent in de praktijk een korter feest, niet een latere afsluiting.

Het diner: waar de tijd weglekt

Drie uur voor een diner klinkt royaal, tot je gaat rekenen. Bij een uitgeserveerd driegangenmenu is dertig tot veertig minuten per gang normaal, inclusief afruimen. Dat is al twee uur, en dan is er nog geen woord gesproken.

• Speeches kosten meer tijd dan iedereen inschat. Reken op vijf tot acht minuten per spreker en tel er per spreker twee minuten bij voor het opstaan, het microfoonmoment en het applaus. Vier sprekers zijn dus al gauw veertig minuten.
• Plan speeches tussen de gangen, niet erdoorheen. Een speech tijdens het serveren betekent koud eten en half luisterende gasten. Spreek met de catering af dat er tussen de gangen ruimte is.
• Meer dan zestig gasten verandert de rekensom. Uitserveren duurt dan merkbaar langer; vraag de locatie hoeveel bedienend personeel er staat en hoe lang een gang duurt bij jullie aantal.
• Een buffet of walking dinner is niet automatisch sneller. Het spreidt de tijd wel: gasten lopen, praten en eten door elkaar, waardoor de avond losser voelt maar het einde van het diner vager wordt. Spreek dan een hard tijdstip af waarop het buffet dichtgaat.

Welke sprekers je verwacht en hoe je ze op tijd verzamelt, staat in speeches en verrassingen op de bruiloft verzamelen. Wie waar zit en dus hoe snel de bediening rond kan, hangt samen met de tafelschikking.

De overgang naar het feest

Het kwartier tussen dessert en openingsdans is het meest onderschatte deel van de avond. Er gebeuren drie dingen tegelijk: de zaal wordt omgezet, de daggasten staan op en de avondgasten komen binnen. Zonder afspraken loopt dat door elkaar heen.

• Nodig avondgasten uit op een tijdstip dat je haalt. Zet op de uitnodiging half negen en zorg dat het diner om kwart over acht klaar is, niet andersom. Avondgasten die een halfuur in de gang staan, beginnen de avond op achterstand.
• Wijs iemand aan bij de deur. De ceremoniemeester of een getuige die avondgasten ontvangt, wijst waar de garderobe en de bar zijn en zegt hoe laat de openingsdans is.
• Laat de zaal omzetten terwijl de gasten weg zijn. Plan het dessert of de koffie in een andere ruimte, of tijdens een groepsfoto buiten, zodat de locatie tafels kan wegzetten zonder dat iedereen ernaar kijkt.
• Houd de overgang kort. Vijftien tot twintig minuten. Wat er in die minuten precies moet gebeuren om de dansvloer daarna vol te krijgen, staat in dansvloer vol krijgen op je bruiloft.

Waar je speelruimte inbouwt

Een tijdschema zonder marge is een tijdschema dat vanaf het eerste blok niet meer klopt. Bouw de rek op de plekken waar hij niemand stoort:

• Tien minuten aan het einde van de borrel. Uitloop hier merkt niemand op; gasten staan toch te praten.
• Vijftien minuten rond de speeches. Dit is het blok dat het vaakst uitloopt.
• Tien minuten voor de overgang. Zodat de zaal echt klaar is als de eerste avondgast binnenkomt.
• Geen marge in het feest. Daar is de eindtijd hard. Elke minuut die je eerder verliest, verlies je hier.

Bouw ook een plan B in voor het weer: een borrel die buiten gepland staat, moet binnen een kwartier naar binnen kunnen. Spreek met de locatie af wie dat besluit neemt en hoe laat, zodat het niet op de trouwdag zelf een discussie wordt.

Sluitingstijd, geluid en de laatste ronde

De eindtijd van je feest is bijna nooit jullie keuze. Locaties hebben een vergunde sluitingstijd, en veel locaties in of bij een woonwijk hebben daarnaast een geluidsbegrenzer of een maximum in decibellen. Vraag drie dingen expliciet na en leg de antwoorden vast bij je locatieafspraken:

• Hoe laat sluit de bar en hoe laat stopt de muziek? Dat zijn vaak twee verschillende tijden, met een halfuur ertussen om af te bouwen.
• Wat kost verlenging en tot hoe laat kan het? Zowel bij de locatie als bij de DJ of band; een extra uur DJ kost gemiddeld 100 tot 250 euro.
• Is er een geluidsbegrenzer of dB-limiet? Zo ja, laat je DJ of band vooraf contact opnemen met de locatie, zodat je niet op de avond zelf ontdekt dat de installatie halverwege elk nummer terugvalt.

Waar je verder op let bij het vastleggen van een locatie, staat in trouwlocatie kiezen.

Wie bewaakt het tijdschema

Niet jullie. Op je eigen bruiloft heb je geen overzicht over de klok, en dat hoort ook niet. Geef het tijdschema aan de ceremoniemeester of de weddingplanner en spreek af dat die contact heeft met de locatie, de catering en de DJ. Zij zijn degenen die vijf minuten van tevoren aan de sprekers vragen of ze klaarstaan en die de bediening laat weten dat het dessert kan komen.

Zorg dat minimaal vier mensen het schema hebben: de ceremoniemeester, de locatie of cateraar, de DJ of band en de fotograaf. De fotograaf hoort erbij omdat die zijn eigen planning op jullie tijden baseert, van het gouden uur tot de laatste dans. Wat er precies bij die rol hoort, staat in ceremoniemeester bruiloft: taken en checklist.

Zo werkt het in trwn

In trwn zet je het avondprogramma als tijdlijn neer: per onderdeel een begintijd, een duur en de persoon of leverancier die aan zet is. Schuift het diner een kwartier op, dan schuiven de onderdelen erna mee, zodat je meteen ziet wat dat met de eindtijd doet in plaats van het pas op de avond zelf te merken.

De avondgasten staan in dezelfde gastenlijst als de daggasten, met per gast waar ze bij aanwezig zijn, zodat je precies weet hoeveel mensen er om half negen bijkomen en op hoeveel couverts de catering rekent. Het draaiboek deel je met de ceremoniemeester en je leveranciers, of je exporteert het als document voor op de dag zelf. Wat er verder in trwn zit, vind je op bruiloft plannen online met trwn.

Veelgestelde vragen

Hoe laat begint het avondfeest van een bruiloft?

De meeste bruiloften laten de avondgasten tussen 20:30 en 21:00 uur arriveren, en starten het feest vijftien tot dertig minuten later met de openingsdans. Dat betekent dat het diner rond kwart over acht klaar moet zijn. Zet op de uitnodiging voor avondgasten dus een tijdstip dat je ook echt haalt, want gasten die voor een dichte deur staan beginnen de avond op achterstand.

Hoe lang duurt een bruiloftsdiner?

Reken op ongeveer drie uur voor een uitgeserveerd diner. Per gang is dertig tot veertig minuten normaal, inclusief afruimen, en daar komen de speeches nog bij: vijf tot acht minuten per spreker plus twee minuten voor opstaan en applaus. Bij meer dan zestig gasten duurt uitserveren merkbaar langer; vraag de locatie hoeveel bediening er staat.

Hoe laat nodig je avondgasten uit voor een bruiloft?

Meestal om 20:30 of 21:00 uur, afhankelijk van wanneer het diner eindigt. Kies het tijdstip pas nadat je met de locatie het dinerschema hebt doorgerekend, en bouw een kwartier marge in. Zet iemand bij de deur, bijvoorbeeld de ceremoniemeester of een getuige, om avondgasten te ontvangen en te vertellen hoe laat de openingsdans is.

Hoe laat eindigt een bruiloft meestal?

Tussen 01:00 en 02:00 uur, maar de eindtijd wordt bepaald door de vergunde sluitingstijd van de locatie en niet door het bruidspaar. Vraag apart na hoe laat de bar sluit en hoe laat de muziek stopt, want dat zijn vaak twee verschillende tijden. Vraag ook wat verlenging kost bij zowel de locatie als de DJ of band; een extra uur DJ kost gemiddeld 100 tot 250 euro.