Offertes aanvragen voor je bruiloft: zo vergelijk je leveranciers

Een bruiloft is een project met tien tot vijftien leveranciers, en bijna elk van hen begint met een offerte. Wie die offertes slordig opvraagt, krijgt antwoorden die niet te vergelijken zijn: de ene cateraar rekent per persoon inclusief drank, de andere exclusief, en de locatie noemt een zaalhuur zonder de verplichte afname. Dit artikel laat zien hoe je offertes zó aanvraagt dat je ze naast elkaar kunt leggen, wat er volgens de consumentenregels in een offerte hoort te staan en waar de kosten zitten die pas op de factuur verschijnen.

Stap 1: weet wat je vraagt voordat je het vraagt

De meeste slechte offertes beginnen met een vage aanvraag. Een cateraar die alleen een datum en "ongeveer 80 gasten" krijgt, moet aannames doen, en die aannames verschillen per bedrijf. Zet daarom vóór de eerste mail deze zaken vast:

• Datum en tijden. Of twee opties, als de datum nog niet rond is.
• Aantal gasten, gesplitst in dag- en avondgasten. Dat bepaalt de catering, de zaal en vaak de prijs van de dj.
• Locatie, of in elk geval de regio: reiskosten en op- en afbouw hangen eraan.
• Wat je precies wilt. Voor een fotograaf: hoeveel uur, welke momenten, album of alleen digitaal. Voor een cateraar: diner aan tafel of buffet, drank erbij of niet.
• Je budget voor deze post. Je hoeft het niet te noemen, maar je moet het wel weten. De verdeling per categorie geeft een richtlijn.

Maak van die punten één briefje per leverancierstype en stuur dat identiek naar iedere kandidaat. Alleen dan vergelijk je appels met appels.

Stap 2: hoeveel offertes, en bij wie

Drie offertes per leverancierstype is genoeg; bij vijf of meer kost het vergelijken meer tijd dan het oplevert. Kies kandidaten die qua stijl en prijsklasse al bij jullie passen, dus niet één dure fotograaf en twee goedkope om "het verschil te zien". Vraag ze tegelijk aan, met dezelfde deadline, zodat de datum bij niemand intussen wegloopt.

Houd rekening met de volgorde: eerst de trouwlocatie, want die bepaalt datum, capaciteit en vaak de catering. Daarna fotograaf, videograaf en muziek, die het verst vooruit vol zitten. De rest volgt; de complete volgorde staat in leveranciers voor je bruiloft kiezen en vastleggen.

Stap 3: wat er in een goede offerte staat

De Autoriteit Consument & Markt publiceert een checklist voor het vergelijken van offertes. Die is geschreven voor klussen aan huis, maar geldt net zo goed voor een cateraar of een trouwlocatie. Een offerte hoort minimaal dit te bevatten:

Een offerte waar dit niet in staat, is geen slechte leverancier, maar wel een reden om het schriftelijk na te vragen vóór je tekent. Bewaar die mails; ze horen bij de overeenkomst.

Stap 4: de verborgen posten per leverancier

Elke leverancierssoort heeft eigen posten die in de offerte vaak ontbreken en op de eindfactuur verschijnen. De belangrijkste:

Stap 5: vergelijk op meer dan de eindprijs

Zet de offertes in één overzicht met dezelfde kolommen: totaalprijs, wat erin zit, wat erbuiten valt, aanbetaling, annuleringsregels en jullie gevoel bij het contact. Dat laatste telt mee: een leverancier die binnen een dag helder antwoordt, doet dat op de trouwdag ook. Reken de offertes om naar hetzelfde uitgangspunt (bijvoorbeeld prijs per gast inclusief drank, of prijs per uur inclusief reiskosten) voordat je ze naast elkaar legt.

Onderhandelen kan, maar niet overal. Een lagere prijs vraag je zelden; een beter pakket voor dezelfde prijs vaker, bijvoorbeeld een extra uur fotografie of de tweede buffetronde erbij. Doordeweeks of buiten het seizoen is de ruimte groter; lees goedkoop trouwen: 15 manieren om te besparen.

Stap 6: bevestigen, aanbetalen en vastleggen

Een offerte is een aanbod; door te accepteren sluit je een overeenkomst. Doe dat schriftelijk, met een verwijzing naar de offerte met datum en versienummer, en vraag een bevestiging terug. Betaal de aanbetaling pas als die bevestiging binnen is. Zet daarna drie dingen in jullie planning: het restbedrag met de vervaldatum, de uiterste datum waarop je het definitieve aantal gasten doorgeeft, en de datum waarop de annuleringsvoorwaarden verzwaren. Dat zijn de drie momenten waarop stellen geld verliezen.

In trwn zet je elke leverancier met offerte, aanbetaling en restbedrag in de leverancierslijst; de betalingen lopen door in het budget en de deadlines op de tijdlijn. Zo zie je in één overzicht wat er nog open staat, in plaats van in tien losse mailwisselingen.

Weddingplanners die dit voor meerdere stellen tegelijk doen, houden offertes en betalingen per bruiloft bij in trwn voor weddingplanners.

Veelgestelde vragen

Hoeveel offertes vraag je aan voor je bruiloft?

Drie per leverancierstype is genoeg. Kies kandidaten die qua stijl en prijsklasse al bij jullie passen, stuur ze allemaal dezelfde aanvraag met dezelfde gegevens (datum, aantal dag- en avondgasten, locatie, wat je precies wilt) en dezelfde deadline, zodat je de offertes naast elkaar kunt leggen.

Wat moet er in een offerte staan?

Bedrijfsgegevens, datum en geldigheidsduur, een precieze omschrijving van wat je krijgt, de prijs per onderdeel en het totaal inclusief btw, de levertijd of planning, de betalingsafspraken en een verwijzing naar de algemene voorwaarden met annuleringsregels. Ontbreekt iets, vraag het dan schriftelijk na vóór je tekent.

Is een offerte bindend?

Een offerte is een aanbod van de leverancier dat geldig is tot de genoemde datum. Zodra jij het aanbod accepteert, meestal schriftelijk, is er een overeenkomst en zijn jullie allebei gebonden. Tot die acceptatie kun je nog van de offerte af; daarna gelden de annuleringsvoorwaarden van de leverancier.

Wanneer vraag je offertes aan voor een bruiloft?

Begin bij de trouwlocatie, zodra jullie een datum of twee opties hebben, meestal 12 tot 18 maanden vooraf. Daarna fotograaf, videograaf en dj of band, die 9 tot 12 maanden vooraf vol zitten. Catering, bloemist en taart volgen 6 tot 9 maanden vooraf; styling en kleinere leveranciers 3 tot 6 maanden vooraf.